Tous les documents comptables, registres obligatoires ou facultatifs, et pièces comptables venant à l’appui des écritures, doivent être conservés pendant dix ans, durée de la prescription commerciale.

Les lettres reçues et les copies des lettres envoyées doivent être enliassées et conservées pendant le même temps.

En particulier, si le commerçant, comme c’est souvent le cas pour les détaillants, tient au jour le jour un ou plusieurs brouillards de ses opérations, destinés à être mis au net ultérieurement par son comptable, il devra conserver avec soin ces documents de base.

Les originaux et les copies de factures doivent être enliassés et conservés par ordre de dates par l’acheteur (originaux) et le vendeur (copies).

Rappelons enfin que toutes les obligations légales en matière de tenue des livres et de conservation des documents, s’imposent à tous les commerçants, y compris ceux soumis fiscalement au régime du « forfait ».

Résumé sur les règles générales

En résumé, les obligations juridiques, de caractère général, en comptabilité commerciale, se réduisent à ceci:

• Ou bien enregistrer chronologiquement les opérations, dès qu’elles sont constatées, sur un journal coté et paraphé, tenu sans blancs, et sans altérations, mais pouvant être divisé en plusieurs registres, chacun tenu en forme de journal;
• Ou bien reporter seulement une fois par mois les totaux par chapitres des opérations du mois, à condition d’avoir, et de conserver, la preuve de ces opérations.

Faire inventaire de tous les biens et de toutes les dettes une fois par année. Et tenir un livre d’inventaire où le bilan et le compte « Pertes et Profits » (compte d’exploitation et compte de pertes et profits du P.C.G.) seront copiés.

Enliasser les lettres reçues et les copies de lettres expédiées. Enliasser les factures d’achat et les copies de factures de vente, par ordre de dates.

Application du plan comptable général

L’article 55 de la loi (59-1472) du 28 décembre 1959 prescrit l’application progressive, à titre obligatoire, du Plan comptable général dans toutes les entreprises industrielles ou commerciales. Ce texte a été complété par un décret d’application (62-470) du 13 avril 1962.

En application de ces textes, des Comités professionnels ont été créés, avec mission d’ « adapter les règles de normalisation comptable en vue de procéder à une application progressive du Plan comptable général ».

La date de mise en application généralisée est actuellement fixée au 31 décembre 1967 (décret 64 1340 du 28 décembre1964).

Cette mise en application généralisée du Plan comptable général laisse néanmoins subsister pour l’instant les règles particulières propres à certaines professions, Assurances ou Banques notamment.

La réglementation fiscale

Il ne peut être question ici d’examiner dans le détail les règles, très minutieuses sur certains points, imposées par le droit fiscal aux comptabilités, et souvent modifiées.

Rappelons toutefois l’existence du décret (65-968) du 28 octobre 1965 fixant les « Conditions d’application de l’article 54 du Code Général des impôts relatif aux renseignements que les entreprises industrielles et commerciales doivent fournir en même temps que la déclaration prévue à l’article 53 du même code, en édictant des définitions et des règles d’évaluation auxquelles les dites entreprises sont tenues de se conformer ».

Comme l’a fait remarquer le Conseil national de la Comptabilité les deux séries d’obligations résultant des décrets du 13 avril 1962 et du 28 octobre 1965 ne répondent pas aux mêmes préoccupations. Mais, sur le plan pratique, elles sont associées étroitement dans le cadre de la gestion d’une même entreprise.

Certains guides professionnels ont établi un tableau de concordance entre les prescriptions du décret de 1965 et celles du Plan comptable professionnel .

La comptabilité doit être organisée de façon à respecter à la fois les prescriptions des guides professionnels et celles du décret fiscal de 1965.

Les documents comptables, les documents présentés aux assemblées des sociétés par exemple, doivent être conformes aux guides professionnels. Les documents fiscaux doivent l’être aux prescriptions du décret du 28 octobre 1965. Et le bilan publié obligatoirement par certaines sociétés doit être celui réglementé par ce même décret du 28-10-65 .

Il sera nécessaire d’établir au besoin des tableaux de concordance entre les deux séries de documents. En fait, les divergences sont minimes.