L’authentification du Journal

Faut il dire que le Journal sera toujours nécessairement un Registre? Que le paraphe subsistera sous sa forme actuelle? Que même les Journaux conserveront leur aspect traditionnel?

Nous ne le pensons pas. D’autres procédés d’authentification peuvent être imaginés, tel celui qui fut préconisé par Gabriel Faure et qui consiste à utiliser des Registres à souches analogues aux registres d’actions ou d’obligations. On pourrait les faire parapher avant tout usage, les utiliser en feuilles volantes, et les faire relier à nouveau après usage.

Peut être pourra t on un jour faire parapher des rouleaux de papier pour machines travaillant « en continu » ou même des liasses de feuilles volantes, numérotées et datées, à l’entête de l’Entreprise?

Le Plan Comptable général (édition de 1947) est entré franchement dans cette voie. Après avoir dit que les différents livres ou documents comptables (à l’exception du Livre d’inventaire qui doit toujours être relié) peuvent être tenus sur feuillets mobiles, fiches, ou cartes, il ajoute : « Toutefois, cette faculté est subordonnée à l’emploi d’un procédé conférant par lui même un caractère suffisant d’authenticité aux écritures comptables, et à l’adoption de mesures propres à permettre le contrôle de la comptabilité. » Les Praticiens du XVe siècle ont imaginé le Journal et son paraphe. L’Ordonnance de 1673 et le Code de 1807 n’ont fait que rendre la coutume obligatoire. Le Plan Comptable général invite les praticiens du XXe siècle à faire un nouvel effort d’imagination s’ils veulent s’affranchir de ce qu’ils considèrent maintenant comme une servitude.

Le germe d’un nouveau procédé est peut être inclus dans cette prescription du Plan (édition 1947), voisine de la première: « Il est fait obligation aux entreprises de tenir un répertoire des divers documents constituant la comptabilité. » Peut être eût il fallu ajouter que ce répertoire doit indiquer la date de leur mise en service, et consister lui même en un registre coté et paraphé, ce qui serait peu gênant.

Mais on doit souligner le danger que présentait la formule du Plan.

Telle entreprise, qui croira avoir conçu un parfait système d’authentification, risquera toujours de le voir repousser par un Tribunal comme n’étant nullement convainquant. Il y a là un risque certain que les praticiens ne doivent pas feindre d’ignorer.

Le Décret du 22 septembre 1953, modifiant les articles 8 et suivants du Code de Commerce, marque un effort pour donner satisfaction à ceux des commerçants qui se plaignent de la servitude du Journal relié et paraphé.

La satisfaction, à bien lire le texte, est plus apparente que réelle, et montre que le législateur n’entend pas renoncer légèrement aux avantages juridiques incontestables du paraphe.

Pour bien comprendre ce nouveau texte, un rappel des principes est indispensable.

La preuve écrite, en droit, consiste nécessairement dans un écrit, un document, émanant d’un tiers.

Or, en règle très générale, les commerçants ne disposent pas de telles preuves écrites pour toutes leurs opérations. Ils ont la preuve de leurs achats (factures des fournisseurs) mais non celle de leurs ventes au comptant (absence de toute pièce en général) ni même à terme (la copie sur feuille volante de la facture remise au client ne constitue pas une preuve.

C’est pourquoi dès le XIVe siècle les commerçants ont tenté de suppléer à cette carence en tenant un Journal de leurs opérations, et en le faisant authentifier par le paraphe préalable d’un juge.

L’Ordonnance de 1673 a confirmé cette pratique, l’a rendue obligatoire, et, par une dérogation exceptionnelle au principe que « nul ne peut se créer une preuve à soi même », a donné force probante au journal tenu par le commerçant, à la condition que celui ci respecte les règles créées par l’usage et imposées par la loi : enregistrement au jour le jour des opérations, sans blancs et sans ratures, sur un livre coté et paraphé.

Si ces conditions sont respectées, le Journal peut être admis par le juge comme moyen de preuve en faveur du commerçant, mais seulement contre un autre commerçant, parce que celui ci possède la même faculté.

Si les conditions ne sont pas respectées, le journal irrégulièrement tenu n’est plus, pour le juge, qu’un élément d’appréciation; mais il ne faut pas oublier que, même alors, il fait preuve contre le commerçant, à la façon d’un aveu.

Enfin, dernier aspect de la question qu’on aurait tort de négliger:

• tenir un journal qui puisse servir de preuve n’est pas une faculté accordée au commerçant.

C’est une obligation qui lui est faite pour que le juge puisse un jour trouver dans ses livres la description de ses opérations.

Ceci rappelé, nous pouvons examiner le décret du 22 septembre 1953.

Aux termes du nouvel article 8, les commerçants ont le choix entre deux solutions: tenir un journal paraphé, ou conserver des documents justificatifs totalisés par mois sur un registre.

Dans le premier cas, aucun changement avec ce qui existe aujourd’hui:Journal unique, ou Journaux divisionnaires continuent de constituer par eux mêmes la preuve des opérations, sans que des documents soient indispensables.

Dans le second cas, les Commerçants sont autorisés en fait à ne pas tenir de Journal. Mais c’est à la condition qu’ils possèdent des documents permettant de vérifier leurs opérations jour par jour, et qu’ils totalisent ces documents pour en faire le report sur un Registre mensuel qui leur tiendra lieu de Journal.

Que faut il entendre par documents? Dès l’instant qu’on renonce aux journaux comme moyen de preuve des opérations, et que les documents doivent permettre de « vérifier les opérations jour par jour », il n’est pas douteux que ces « documents » doivent avoir par eux mêmes un caractère probant.

C’est le cas par exemple des factures reçues des fournisseurs.

Mais il est exceptionnel qu’une entreprise puisse fournir la preuve écrite de toutes ses opérations. C’est là une hypothèse rarissime.

Remarquons enfin que le contrôle des opérations par les documents, en l’absence de livres, exigeant qu’ils soient tous compulsés et totalisés par le contrôleur, rendra longs et pénibles, coûteux par conséquent, les moindres contrôles ou expertises.

L’utilité des journaux divisionnaires subsistera en pratique. Ils se trouvent seulement dispensés du paraphe, la preuve par documents se substituant à la preuve par journaux paraphés.

Or, la preuve par documents a toujours existé. Elle a toujours été possible. Et le seul effet du nouveau texte est de lever toute sanction commerciale pour « comptabilité irrégulière » si la preuve par documents peut être fournie.

Peut être le principe de centralisation permettra t il de combiner les deux systèmes : le Journal à feuillets mobiles non paraphé lorsque la preuve par documents existe (Journal d’achats appuyé des factures des fournisseurs) et Journal paraphé lorsque la preuve par documents ne peut pas exister (ventes au comptant, par exemple).

Les Documents reprendraient ainsi une place que les Journaux paraphés leur avaient fait perdre. Encore faut il distinguer les « documents permettant de vérifier les opérations », véritables preuves écrites émanant de tiers, et les simples pièces comptables créées à l’intérieur de l’entreprise (les copies des factures adressées aux clients, si elles sont sur feuilles volantes, par exemple) qui n’ont évidemment pas cette valeur de preuve, et qui ne sont qu’une explication plus complète de l’écriture portée au Journal.