Au bilan également, un compte est à signaler dans les entreprises immobilières, c’est le compte « Loyers d’avance ». Ce compte Loyers d’avance, on le rencontre dans la plupart des entreprises commerciales. Il figure à l’actif dans les dépôts et cautionnements, c’est à dire dans le groupe des autres immobilisations. Il représente le versement de garantie fait par le commerçant locataire entre les mains du propriétaire au moment de son entrée dans les lieux.
Dans l’entreprise immobilière au contraire, le compte Loyers d’avance figure au passif, et il représente les versements de garantie reçus par l’entreprise immobilière, propriétaire des locaux loués.
Organisation comptable
A ce point de vue, l’entreprise immobilière se caractérise par l’existence d’un Registre des locations qui, schématiquement, peut se présenter comme un registre tenu à livre ouvert, comportant une ligne par local susceptible d’être loué séparément et faisant par conséquent l’objet d’une quittance distincte et d’une colonne par élément de calcul de la quittance. Les dernières colonnes représentent respectivement le total de la quittance, le paiement de cette quittance, et le journal où est enregistré ce paiement.
Ce registre des locations comportera une page ou un groupe de pages par terme de loyer. Il permettra de s’assurer que toutes les quittances ont bien été établies et qu’elles ont toutes été payées. En outre, l’addition verticale des colonnes permettra de connaître le montant total réclamé à l’ensemble des locataires au titre de loyer, chauffage, etc.