Normalement le fonctionnement de la société doit dès lors être organisé sur les bases suivantes : la valeur totale des appartements et locaux susceptibles d’appropriation individuelle est évaluée à 1 000 points, Chacun de ces appartements et locaux est généralement appelé un lot. Une valeur est attribuée en millièmes à chaque lot.
L’appartement ou lot n° 7 vaut par exemple 30/1000. Le capital d’autre part a été lui même divisé en 1 000 actions. Le titulaire du droit d’attribution de l’appartement n° 7 doit donc être actionnaire possédant 30/1000 du capital, soit 30 actions (3) Nous l’appellerons l’actionnaire n° 7.
Chaque année, les charges de la société sont divisées en 1 000 parts. L’actionnaire n° 7 en contrepartie de sa jouissance d’un appartement, devra rembourser 30 millièmes des charges générales.
Les charges de la société comprennent:
- les charges locatives ordinaires;
- les prestations remboursables (eau chaude remboursée au compteur par exemple)
- les charges qui incombent à la Société en sa qualité de propriétaire de l’immeuble
- les charges qui résultent du fonctionnement de la société en raison de son existence et de sa forme;
- la constitution d’une provision pour grosses réparations;
- l’amortissement de l’immeuble.
Les charges a et b doivent être remboursées par les actionnaires occupants, comme des locataires rembourseraient des charges locatives ou des prestations.
Les charges doivent être couvertes par eux par des versements qui sont l’équivalent du loyer que paieraient des locataires (au prorata des millièmes).
Parfois, pour mieux préciser la situation, un véritable bail révisable est passé entre la Société et ses actionnaires. Ceux ci ont alors nettement une double qualité ils sont actionnaires de la société (comme d’une société quelconque, mais avec droit de jouissance conformément à l’objet social, et vocation à l’attribution d’un appartement) et locataires de la môme société.
On remarque immédiatement que la Société a besoin d’un fonds de roulement pour fonctionner car il lui faut faire l’avance d’au moins un trimestre des charges .
Les actionnaires doivent fournir ce fonds de roulement par un versement initial unique, (sauf augmentation du coût de la vie), réparti entre eux en millièmes, et qui s’ajoute à leur compte indisponible, ou fait l’objet d’un compte spécial d’avances permanentes.
Ces mêmes charges a, b, c et d sont payées par la Société au jour le jour. Les fonds reçus par elle à ce titre ne font que traverser sa caisse. L’élément e, provision pour grosses réparations, doit être conservé par elle pour faire face aux gros travaux cycliques (ravalement, toiture, sol, chaufferie, etc.) .
Il se forme ainsi une encaisse, quelquefois sous la forme d’un portefeuille facile à réaliser, destiné aux grosses réparations.
Enfin, l’élément f demeure en caisse. Le meilleur emploi que la société pourra faire de ce second élément de trésorerie, à défaut d’autre utilisation indispensable, sera le remboursement, décidé par le Conseil d’administration, une fois par an par exemple, d’une partie des comptes bloqués ).
Prenons un exemple chiffré, soit:
- Charges locatives 40
- Prestations 40
- Charges de propriétaire 90
- Charges de société 10
- Grosses réparations (calculées s/3 600) 28
- Amortissement (en 50 ans s/3 600) 72//280
La Société percevra donc par an pour les charges locatives 40, pour les prestations 40, et comme total de « loyers » 90 + 10 + 28 + 72 = 200.