Pour suivre ces opérations, chaque commissionnaire tient un registre d’opérations qui s’appelle souvent ici Livre de positions (décomposé parfois en plusieurs livres ayant chacun un objet particulier). Ce Livre de positions est un registre à colonnes multiples, dans lequel une case horizontale, de quatre ou cinq lignes, est réservée à chaque expédition appelée une Position.
Dès qu’il reçoit un ordre d’expédition, il ouvre une position, c’est à dire qu’il lui donne un numéro à la suite sur son registre. Il inscrit, colonne par colonne, le nom du client expéditeur et son adresse, la nature des marchandises expédiées (à cause de la douane), la valeur de ces marchandises (pour la même raison), le destinataire (nom et adresse), les conditions d’expédition, les conditions de livraison .
Dans les colonnes, au fur et à mesure que se dérouleront les opérations, il enregistrera ses débours, c’est à dire toutes les sommes dépensées pour cette expédition ; les notes de débit des correspondants ce sont les sommes dépensées par eux ; éventuellement des notes de crédit des correspondants finalement l’encaissement du prix du transport chez le client, et la dernière colonne fera ressortir le résultat de la position .
Toutes ces inscriptions comportent des références aux faits enregistrés d’autre part en comptabilité, et chaque document porte le numéro de la position à laquelle il se rapporte.
Ce registre permet des comparaisons, et sert de livre de références.
Il a surtout le mérite de permettre une surveillance étroite des opérations à partir de l’instant initial, c’est à dire dès le moment où le commissionnaire reçoit un ordre d’expédition. Il présente le défaut d’être extra comptable, trop rarement comparé avec la comptabilité. Or, précisément, il serait nécessaire qu’un tel registre soit très fréquemment contrôlé par rapprochement avec la comptabilité.
Il est d’ailleurs possible de rendre ce registre comptable en ouvrant d’une part pour les dépenses, d’autre part pour les recettes, des colonnes mensuelles. On enregistre ainsi chaque dépense ou chaque recette dans la colonne correspondant au mois où elle se produit. Ces opérations, ayant toujours une certaine durée pouvant atteindre trois à quatre mois, il est prudent de prévoir quatre colonnes mensuelles dans ce registre.
Voici un exemple de disposition possible de ces colonnes .
Grâce à cette disposition, le total D des positions ouvertes en janvier, G des positions ouvertes en février, J des positions de mars et M des positions d’avril, sera égal au total des débours et notes de débit, enregistrés en comptabilité au débit du compte général des Positions au mois d’avril. C’est là un contrôle automatique des plus précieux.
En ce qui concerne l’organisation de la comptabilité générale, nous retrouvons ici une particularité qui nous fait penser aux comptabilités par opérations.
Chez les commissionnaires, il existe souvent un certain nombre de services que nous appellerons par exemple Service fer (expéditions par la S.N.C.F.), Service groupage (1), Service roule (par transporteurs routiers), Service air, Service maritime. Ces services se distinguent ainsi selon le mode de transport utilisé.
Ils peuvent également être définis par la destination lorsque les relations sont particulièrement nombreuses avec un certain pays destinataire, et l’on pourra trouver ainsi un Service Brésil ou un Service Canada.
Enfin, lorsque le commissionnaire possède une spécialité en ce qui concerne l’expédition d’un certain type de marchandise, il pourra avoir un service consacré à ce type de marchandise, par exemple un Service automobiles (transports de voitures automobiles neuves) ou bien un Service fourrures.
Chacun de ces services possède son propre registre de position.
En comptabilité générale, un compte est ouvert au service. Ce compte est débité de tout ce qui est porté au débit des positions du service, crédité de tout ce qui est porté à leur crédit. C’est en somme le compte général auquel correspond un Grand Livre auxiliaire constitué par le Livre des positions, chaque position constituant un compte d’opérations dans ce livre.
Mais, en outre, chacun de ces services a ses propres frais généraux. Ces frais généraux sont les salaires et les charges sociales des employés du service, et aussi la valeur locative des locaux occupés par le service, ses dépenses en électricité, téléphone, etc.
Il sera donc nécessaire d’ouvrir en plus d’un compte tel que Service maritime, un compte Frais généraux service maritime.
Enfin, l’entreprise elle même a ses propres frais généraux, communs à tous les services, et qui s’appelleront ici les Frais généraux ou Frais généraux communs.
Il en résulte que, pour déterminer le résultat de l’entreprise, il faut procéder par synthèses successives.
Chaque opération, c’est à dire chaque Position, comporte un produit brut et des frais ; la différence des deux constituant le résultat net de l’opération.
Chaque Service possède un bénéfice brut qui est la somme algébrique des résultats nets d’opérations. Il faut en déduire les Frais généraux du service pour obtenir le résultat net du service.
Enfin la somme algébrique des résultats nets des services constitue le bénéfice brut de l’entreprise, dont il faut déduire les Frais généraux pour obtenir le résultat net de l’entreprise.
Telles sont les caractéristiques fondamentales de la comptabilité d’un commissionnaire de transport, dont nous excluons cependant la question des Comptes transitoires qui sera étudiée ultérieurement au Titre IV.
Remboursements
Le commissionnaire de transports appelle couramment et tout court Remboursements les expéditions qui sont faites contre remboursement, c’est à dire que le destinataire aura à payer non seulement tous les frais de transport, mais encore la valeur de la marchandise, le commissionnaire étant chargé d’opérer ou de faire opérer par un de ses correspondants
l’encaissement contre remise des marchandises, et de reverser le remboursement, c’est à dire le prix des marchandises, à l’expéditeur.
Ce point est particulièrement important car cette valeur des marchandises, ce remboursement, le commissionnaire le détient à titre de mandat; et, s’il ne pouvait restituer pour un motif quelconque le montant du remboursement perçu par lui, ce n’est pas une procédure de faillite qui, sur ce point, s’instituerait, mais une procédure beaucoup plus grave pour lui de détournement de fonds.
Il est donc important de surveiller de très près ces opérations de remboursement, et tandis que les frais de transports sont constatés par des notes de débit ou des notes de crédit, des factures et des assignés, les remboursements sont suivis au moyen de documents spéciaux (contre remboursement ou C.O.D.). Des comptes spéciaux existent dans la comptabilité du commissionnaire pour suivre ces remboursements : le compte Clients remboursements et le compte Correspondants remboursements.
Pour comprendre le mécanisme de l’opération, il suffit d’en présenter les écritures:
Lors de l’acceptation de l’affaire présentée par un client qui demande à faire suivre un remboursement, il est pris note du fait dans un registre extra comptable, le Livre des remboursements;
Le Commissionnaire fait connaître à son correspondant le montant du remboursement qui devra être récupéré par lui, outre les frais et commissions du commissionnaire expéditeur qui lui sont indiqués soit sur l’assigné, soit sur une note de débit séparée. En ce qui concerne le remboursement, une écriture est passée, de la forme Correspondants remboursements ) à Clients remboursements (2).
Lorsque le Correspondant, après encaissement, remet les fonds par virement ou autrement, le commissionnaire expéditeur constate cette recette par une écriture
Banque à Correspondants remboursements
Quelques jours plus tard (strictement le temps nécessaire pour que les fonds soient disponibles en banque et l’opération vérifiée) le versement est fait au client.
Clients remboursements la Banque
Telle est normalement l’opération de remboursement.
Une particularité peut se présenter : il arrive parfois que le correspondant soit lui même déjà en rapport pour d’autres affaires avec le client, et que, d’accord avec celui ci, il conserve le montant du remboursement en règlement de sommes qui lui sont dues à d’autres titres par le client.
Le commissionnaire expéditeur bien souvent ne sera pas avisé de cette situation; il devra par conséquent réclamer le remboursement à son correspondant, et, sur réponse de celui ci lui expliquant l’opération et après confirmation donnée par le client, le commissionnaire expéditeur contrepassera purement et simplement la première écriture .
La solution la meilleure serait, semble t il, que le destinataire (ou le commissionnaire destinataire) établisse, pour le montant du remboursement, un chèque à l’ordre de l’expéditeur, et l’adresse au commissionnaire de l’expéditeur qui le transmettra au bénéficiaire.