Généralités
Les comptabilités des entreprises de travaux sont organisées de façons assez diverses, et, dans certains cas, assez regrettables.
Certaines ne comportent même pas de comptes par chantiers, même extra comptables. Nous écarterons ces comptabilités imparfaites et nous indiquerons seulement deux types de comptabilité d’une entreprise de travaux le type traditionnel, par comptes d’opérations, et le type prévu par le guide comptable professionnel pour la profession du Bâtiment et des Travaux publics.
Les documents relatifs aux travaux sont :
- le marché qui fixe un prix à forfait (très souvent) ou qui indique comment le prix sera calculé;
- les attachements, c’est à dire des documents établis par un employé de l’entreprise, sous le contrôle de l’architecte ou de l’ingénieur du maître de l’oeuvre, ou bien parfois établi par des professionnels spécialisés appelés métreurs, et ayant pour objet de faire connaître périodiquement les quantités de travaux exécutés;
- les situations. Les attachements, purement quantitatifs, permettent d’établir des situations de travaux, périodiques, qui, elles, sont chiffrées en prix de vente.
- Chaque situation est, en somme, une demande d’acompte présentée par l’entrepreneur au client pour une tranche terminée d’un ouvrage. La situation établie par l’entrepreneur, à une date précisée, est soumise à l’architecte ou à l’ingénieur, vérifiée par celui ci. Approuvée, elle peut alors être présentée au client pour paiement. Souvent d’ailleurs, l’architecte ou l’ingénieur établit pour chaque situation une autorisation de paiement (généralement détachée d’un carnet à souches).
- Les Mémoires, qui sont les factures présentées au client.
Comptabilité de type traditionnel (par opération)
La comptabilité comporte essentiellement un compte par chantier. Dans les entreprises importantes, ces chantiers sont numérotés ; mais, même en ce cas, et comme dans les petites entreprises, chaque chantier est désigné par un nom caractéristique, généralement un nom de localité, parfois le nom du client.
Ce compte de chantier sera débité de toutes les dépenses afférentes au chantier, crédité des situations après vérification et approbation de celles ci, de telle sorte qu’en fin de chantier le solde créditeur du compte représentera le produit net du chantier. Le débit du compte, appelé souvent en pratique «prix de revient du chantier », est en réalité un prix coûtant, c’est à dire qu’il ne comprend que les charges directement causées par le chantier, sans aucune imputation de frais généraux indépendants du chantier.
Dans certaines entreprises, ce compte Chantier est divisé en deux comptes dont l’un porte le nom de Dépenses de chantier, et l’autre s’appelle, suivant les entreprises, Recettes de chantier, ou Situations, ou Mémoires (cette expression Mémoire est, pour les entrepreneurs, synonyme du mot facture pour les commerçants).
Le compte Chantiers (unique) (ou, selon le cas, les deux demi comptes Dépenses de Chantiers et Mémoires) étant un compte d’opérations, figure au Bilan, comme compte transitoire, jusqu’à ce que le chantier soit achevé. C’est à cette époque seulement qu’on en connaîtra le résultat.
Une particularité encore est à signaler. Le montant d’une situation n’est jamais intégralement payable sur le champ ; le marché stipule toujours que, sur chaque situation, il sera effectué une retenue de garantie qui peut être de 5, généralement de 10, ou même de 15 % du montant de la situation. Cette retenue de garantie est conservée par le client. En fin de chantier a lieu la réception provisoire en présence du représentant du maître de l’oeuvre, ingénieur, ou architecte, et, bien entendu, des entrepreneurs ayant concouru aux travaux.
A partir de cette réception provisoire, qui suppose les travaux terminés, commence à courir une période d’épreuve qui peut être de dix mois, et souvent d’un an. Au cours de cette période, les travaux mis en service sont attentivement surveillés et contrôlés par l’architecte ou l’ingénieur. Tout défaut, sans même parler de malfaçon, doit être immédiatement corrigé, rectifié par l’entrepreneur.
Ces travaux supplémentaires ne sont pas rémunérés, ils ne sont que la réparation de vices qui n’auraient pas dû exister. C’est là ce que les entrepreneurs appellent parfois la queue de chantier, source de dépenses onéreuses du fait que le gros appareillage a été retiré du chantier terminé pour être porté sur un autre chantier, que la main d’oeuvre est également retirée, et qu’il faudra par conséquent effectuer les travaux avec une main d’oeuvre spécialement envoyée sur place, et disposant de moyens réduits.
Souvent cette queue de chantier absorbe une bonne part du bénéfice espéré, et même, avec de la malchance, le chantier bénéficiaire peut se transformer en chantier déficitaire du fait de ces travaux imprévus.
Lorsque la période d’épreuve est écoulée, architectes et entrepreneurs se réunissent à nouveau, et la réception définitive est prononcée. C’est à ce moment que devient payable la retenue de garantie. Il ne faut pas oublier cependant qu’aux termes de l’article 1792 du Code Civil, l’architecte et l’entrepreneur demeurent responsables pendant dix ans de tous les vices de l’ouvrage.