La technique d’enregistrement

Elle est fondée sur l’utilisation en comptabilité analytique de comptes réfléchis.

Au lieu de créditer les comptes de charges de la comptabilité générale, comme dans la première modalité de la comptabilité analytique intégrée, on crédite des comptes parallèles dits réfléchis. Ainsi pour saisir les achats, en comptabilité analytique, on crédite le compte «Achats réfléchis ».

Au lieu de débiter les comptes de produits de la comptabilité générale, on débite un compte parallèle qui est le compte « Produits d’exploitation réfléchis ».

Par cette technique, la comptabilité analytique d’exploitation reprend les charges et les produits, sans altérer les comptes de la comptabilité générale, laquelle reste intacte.

Les comptes réfléchis reçoivent ainsi la contrepartie des écritures de prise en charge par la comptabilité analytique de celles des données de la comptabilité générale qu’elle prend en considération.

Ce sont de véritables miroirs des comptes de stocks, de charges et de produits de la comptabilité générale. De là, leur nom.

COMMENTAIRE

Il est inutile d’ouvrir autant de comptes réfléchis qu’il existe de comptes dans les classes 6 et 7 du P.C.G. On se contente dans la pratique d’avoir un compte par type général de charges, de produits ou de résultats.

« On obtient ainsi une comptabilité par coûts, parallèle à la comptabilité générale, liée à elle arithmétiquement, qui en est la conséquence directe et lui demeure subordonnée, sans jamais pouvoir interférer avec elle, ni l’altérer en quoi que ce soit ».

La comptabilité analytique d’exploitation est alors une comptabilité autonome de la comptabilité générale.

Les deux comptabilités traitent les mêmes éléments, les mêmes unités, mais elles les répartissent et les « comptent » de manières différentes pour répondre à des objectifs intermédiaires propres à chacune d’elles. La comptabilité générale est une comptabilité de pur enregistrement, les regroupements ne s’effectuant de compte à compte qu’à la fin de l’année comptable. La comptabilité analytique d’exploitation est constamment une comptabilité de répartitions et de regroupements.

La séparation des deux comptabilités est ainsi la conséquence de leurs différences d’objectifs et de nature. Elle n’empêche pas les comptables d’assurer leur concordance, par le rapprochement du résultat d’exercice déterminé de manière différente dans chacune d’elles et qui doit être finalement le même. On obtient ainsi un nouveau type de contrôle.

Les avantages de l’autonomie de la comptabilité analytique d’exploitation

Il est possible d’introduire facilement la comptabilité analytique d’exploitation dans les entreprises qui en sont dépourvues, sans courir le risque au cours de la période d’adaptation qui s’avère souvent longue et délicate de troubler le fonctionnement de la comptabilité générale (P.C.G.).

La comptabilité générale peut être tenue sans se soucier du calcul des coûts.

Les retards dans la tenue de la comptabilité analytique d’exploitation encore qu’ils ne soient pas souhaitables, bien au contraire n’ont aucune influence sur la tenue de la comptabilité générale, des balances mensuelles, des bilans. Il en serait autrement dans le cas de comptabilité unique.

L’autonomie permet à la comptabilité analytique d’être tenue en un lieu différent de la comptabilité générale, lorsque la dispersion des établissements l’exige (usine éloignée du siège social).

La comptabilité analytique d’exploitation, qui utilise la partie double, peut être

• confiée à des spécialistes des coûts de revient;
• organisée en fonction de ses seuls besoins et avec toute la souplesse désirable; en particulier, elle peut être aisément adaptée à la situation et à l’importance de chaque entreprise;
• tenue avec toute la discrétion désirable.

L’autonomie de la comptabilité analytique d’exploitation rend enfin possible un contrôle arithmétique des deux comptabilités.

Le tableau de calcul le plus important est celui de l’analyse des charges.

L’exactitude des opérations d’affectation, de répartition, de cessions inter centres d’analyse y est vérifiée par contrôle carré.

L’utilisation de l’ordinateur

Lorsque l’on utilise l’ordinateur pour la tenue des comptabilités générale et analytique, les données à saisir dans la comptabilité générale se trouvent dans ses mémoires. Il est alors facile de les transcrire sur des supports propres à la comptabilité analytique, sans altérer la comptabilité générale et ses propres supports. Le traitement des données dans le réseau de formation des coûts et des résultats peut s’effectuer ensuite sans grandes difficultés, en suivant le cycle que nous avons défini, les calculs successifs étant présentés, par l’imprimante, soit sous forme de tableaux, soit sous forme de comptes.

Plusieurs modalités peuvent être utilisées, les principales étant les suivantes :

Tenue permanente des comptes de charges de la classe 6 et des comptes de produits de la classe 7

Les charges par nature sont enregistrées dans les comptes de la classe 6, les produits dans les comptes de la classe 7 de la comptabilité générale.

Après analyses, les charges sont transférées:

• si elles sont directes, dans les comptes de coûts et à leurs débits;
• si elles sont indirectes dans les comptes de centres d’analyse (le cas échéant, de sections) et au débit de ceux ci.

Après analyses, les produits sont transférés au crédit des comptes de résultats d’exploitation.

• les comptes de stocks de la classe 3 fonctionnent en permanence d’inventaire;
• les comptes de résultats analytiques sont intégrés dans le compte 12 de la comptabilité générale (résultat net de l’exercice), organisé à l’image des comptes du groupe 98, Résultats de la comptabilité analytique.

Inscription directe des charges et des produits dans les comptes propres à la comptabilité analytique

Les charges ne sont pas inscrites dans les comptes de la classe 6 de la comptabilité générale, mais portées:

• si elles sont directes, au débit des comptes de coûts,
• si elles sont indirectes, au débit des comptes d’analyse.

Les produits ne sont pas inscrits dans les comptes de la classe 7, mais portés au crédit des comptes de résultats analytiques.

Les comptes de stocks fonctionnent comme il a été dit précédemment en comptabilité analytique.

Les comptes de charges par nature et produits par nature ne sont ouverts qu’en fin d’exercice.

Dans ces deux solutions, intégrées dans le réseau des comptes de formation des coûts et de résultats analytiques, les charges par nature et les produits d’exploitation ne peuvent plus être directement virés en comptabilité générale dans un compte « Résultats de l’exercice ». On obtient alors ce compte, dont l’établissement est obligatoire, hors le jeu des comptes, sous forme d’un tableau statistique. Il est alors conseillé dans le cas d’utilisation de la deuxième modalité étudiée ci avant d’assortir l’inscription directe dans les comptes de centres d’analyse ou de coûts, d’un code fondé sur le classement par nature des frais, permettant en fin d’exercice le regroupement facile par nature des charges par nature et des divers produits.

Dans la première modalité, les imputations, souvent approximatives, des charges aux centres d’analyse altèrent les comptes de frais par nature. En fin d’exercice, les comptes de frais par nature ne sont pas soldés alors qu’ils devraient l’être, ce qui crée, du point du vue comptable, des différences d’incorporation. Par ailleurs, comme les comptes de la classe 6 et de la classe 7 sont soldés (ou à peu près soldés) chaque mois, des renseignements importants pour la gestion n’apparaissent pas en cours et en fin d’exercice, au moins dans les balances.

Dans les deux modalités, le jeu des comptes de la comptabilité générale est alourdi par le fonctionnement de la comptabilité analytique. Le phagocytaire de la comptabilité générale par la comptabilité analytique ne va donc pas sans inconvénients.